Рішення є: IT-волонтерство для гуманітарного проєкту Common Help UA

ІТ-фронт: повномасштабна війна внесла корективи в діяльність компанії AgriChain та IT-департаменту АСТАРТИ. Команда стала діджитальною підтримкою гуманітарного проєкту Common Help UA, залучаючи партнерські рішення та полегшуючи волонтерську роботу людей, що безпосередньо працюють з вантажами, постраждалими людьми та донорськими організаціями. У цій статті ви дізнаєтеся про виклики, з якими стикнувся гуманітарний проєкт, а також рішення, що були запропоновані IT-волонтерами.

Вебсайт та облік товарних залишків гуманітарної допомоги

IT-команда AgriChain розробила для гуманітарного проєкту Common Help UA вебсайт, який став обличчям та голосом проєкту. Тут можна знайти інформацію про сам проєкт, партнерів, познайомитися зі звітами та зробити свій внесок у підтримку України.

Усі гуманітарні хаби проєкту працюють за принципом продуктових складів. Облік та контроль руху товарів є в край важливими, зважаючи, що логістика та розподілення товарів у період війни ускладнилися або взагалі стали неможливими.

Тому команда ІТ-департаменту АСТАРТИ лише за три тижні з нуля розробила програмний продукт на базі 1С, який передбачає облік товарних залишків гуманітарної допомоги. Він може формувати заявки на «відвантаження» конкретному отримувачу, розподіляти товарні залишки на отримувачів і показувати документально списання зі складу товарних позицій: ліків та продуктів тощо.

Павло Борисов, начальник управління розробки та підтримки ІТ-продуктів:

«Перший етап проєкту реалізував Роман Стойко, начальник відділу розробки та впровадження програмних продуктів. У свої два вихідні дні він зробив майже половину конфігурації майбутнього рішення, яке потім доопрацювали інші спеціалісти департаменту.

Наступним етапом стала реалізація рішення в частині ведення обліку по складу. А це означає, що нашій команді потрібно було розробити документ «Постачання» і реалізувати документ «Переміщення». Це робилося для того, аби волонтери розуміли, яка гуманітарна допомога поставляється на Центральний хаб, а яка переміщується на регіональні.

Потім ми приступили до розробки звітування, щоб можна було контролювати інформацію про залишки на Центральному хабі. Наступним етапом стала робота над організацією процесу завантаження номенклатури. І тут почалося найцікавіше, ми гаряче сперечалися. Оскільки цей процес можна було реалізувати різними шляхами. Наприклад, через додаток, завантажити з таблиць Excel чи додавати інформацію в ручному режимі. Але в ході дискусії ми прийняли рішення завантажувати інформацію із таблиць Excel. Так сьогодні користувачі можуть самостійно створити документи та за допомогою відповідного функціоналу завантажити номенклатуру в документ «Постачання».

Ну і на фінальному етапі ми розробили документ, який фіксує процес відвантаження. І на основі нього формуються ТТН та акт приймання-передачі товару. Також ми працювали над звітами, які допомагають користувачам отримувати інформацію: в розрізі постачальників та отримувачів. А також забезпечили можливість вивантаження даних, в які саме регіони попрямувала гуманітарна допомога. Уся ця кропітка робота була пророблена заради того, щоб волонтерська робота проєкту Common Help UA була максимально прозорою та організованою та оперативною».

Своєю чергою команда AgriChain доповнила розробку цікавим рішенням. Наші колеги зробили інтеграцію з вебресурсом, який може за штрих-кодом знаходити назву товару.

«Наше рішення спрацьовує дуже ефективно, але у тому випадку, коли штрих-код відповідає вимогам міжнародної класифікації товарів EAN-13. На основі цього стандарту існує єдина європейська база даних товарів, і саме звідти додаток черпає інформацію. Вже за чотири дні після отримання заявки на розробку сканера ми презентували прототип, потім декілька разів його допрацювали. І вже наступну партію вантажів ми класифікували за допомогою додатку», ― Максим Сукманюк, технічний директор відділу розробки AgriChain.

Класифікація товарів

Коли гуманітарний проєкт Common Help UA почав отримувати першу гуманітарну допомогу від європейських партнерів, волонтери зіштовхнулися із проблемою ― це класифікація товарів. Коробки надходили із різним вмістом. Так, в одній могли бути макарони, консерви, солодощі тощо. В іншій ― ліки. Класифікація останніх була найбільш проблематичною, вміст коробки міг відрізнятися за групами, як-то перев’язувальні засоби, ліки проти застуди, інсулін тощо. Або торгові назви з однією і тією ж діючою речовиною різнилися, та були португальською чи італійською мовами. Через це волонтери на складах витрачали багато часу, щоб зрозуміти товарну групу, і виникали затримки у постачанні ― від декількох днів до тижня.

«Як вирішено цю проблему? Ми розробили мобільний додаток, у якому волонтер міг просканувати штрих-код на пакуванні, зробити декілька фото ліків і вказати їхню назву. Ця інформація завантажувалася в Google-таблицю. Ми мали домовленості із волонтером-провізором, який у спокійній обстановці міг групувати ці ліки за діючою речовиною, а також правильно вказати товарну групу, що дозволило без присутності провізора на складі якісно ідентифікувати усі медикаменти», ― пояснює Максим Сукманюк, технічний директор відділу розробки AgriChain.

Terrasoft та робота з донорами

Також команда AgriChain допомагала автоматизувати процес роботи з донорами поточними та потенційними. Кожного дня команда волонтерів робить запити про допомогу на 10-15 міжнародних організацій. Робота проводиться із конкретними юридичними особами або навіть громадами чи муніципалітетами. З кожним донором спеціалісти перебувають на різних етапах перемовин. Тому адміністрування цього процесу взаємодії з донорськими організаціями в таблицях Exсel було складним, адже робота відбувалася в ручному форматі.

«Щоб не втрачати час на розробку рішення під дану задачу, ми зв’язалися з компанією Terrasoft, розробником платформи для автоматизації різних типів бізнес-процесів Creatio. І вони зголосилися на безоплатній основі передати пул ліцензій для роботи волонтерів гуманітарного проєкту Common Help UA. Даний інструмент дозволив за декілька днів автоматизувати роботу з донорами та зробити її більш ефективною. В програмі ведеться база донорів (поточних та потенційних), відбувається їх класифікація та розподілення між відповідальними, фіксуються всі активності та їх результати. Завдяки конструктору звітів на щоденній основі відбувається моніторинг роботи з донорами. Спільними зусиллями команди AgriChain та TerraSoft сконфігурували інструмент Terrasoft під потреби проекту», ― Максим Сукманюк, технічний директор відділу розробки AgriChain

В планах команди AgriChain інтеграція наявних систем і розширення використання платформи Creatio для обробки заявок на допомогу: їх фіксація, зміна статусу, контроль залишків, а також побудова звітності, яка буде доступна в мобільному та вебдодатках. Це дозволить формувати розширену звітність не лише для учасників, але й для донорів проєкту.